Zakup marketingowej bazy danych zgodnej z Rodo bez ryzyka nałożenia kary finansowej
Potrzeby Rynku – Bazy Danych i Zgody Marketingowe
Przedsiębiorcy poszukują dobrych marketingowych baz danych. Ich odpowiednie wykorzystanie może przynieść firmie wymierne korzyści. Wysyłka odpowiednich komunikatów marketingowych do takiej bazy, może wiązać się z dobrą promocją dla oferowanych produktów i usług. Na rynku funkcjonuje wiele podmiotów, które oferują sprzedaż marketingowych baz danych (leadów). Zawierają one wymagane informacje o konsumencie, pozwalające na skuteczne kierowanie reklamy do pożądanych odbiorców.
Nabywanie nowych leadów i baz danych niesie za sobą obowiązki, które trzeba przy tej okazji spełnić. Niestety niezgodny z ustawą zakup baz danych i leadów może wiązać się ze sporym ryzykiem i nieprzewidzianymi kosztami dla właściciela firmy. Za nieprzemyślane zakupy nakładane są kary zgodnie z ustawą Rodo (obowiązuje od 25 maja 2018 roku, jest to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 679/2016 z 27 kwietnia 2016 roku). Jak uniknąć kar? Wyjaśniamy w dalszej części niniejszego artykułu.
Jak kupić marketingową bazę danych bez zbędnego ryzyka?
Potrzeby Rynku – Bazy Danych i Zgody Marketingowe
Czy rekordy nabywanej bazy danych mają odpowiednie zgody?
Czego należy dopilnować w szczególności:
Jak powinna być skonstruowana treść zgód dla nabywanej bazy danych – praktyczne przykłady
Przy nabywaniu nowych leadów i baz danych należy:
- Zbadać podstawę prawną przetwarzania
- Dopełnić obowiązku informacyjnego
- Zbadać czy pozyskane zostały zgody na komunikację marketingową.
Weryfikacja wszystkich powyższych elementów jest obowiązkiem nowego administratora. Musimy pamiętać, że w ewentualnym sporze z konsumentem nie będziemy mogli zasłonić się wyłącznie umową z dostawcą bazy danych. Sami posiadamy szereg obowiązków. Po zakupie bazy danych stajemy się jej administratorem i ponosimy wszelkie konsekwencje ich przetwarzania.
Jeszcze przed zakupem bazy danych należy zbadać, w jaki sposób sprzedawca stał się jej właścicielem. Jeżeli nabył bazę danych od podmiotu trzeciego, sprawdzamy czy dokonał odpowiedniego obowiązku informacyjnego zgodnie z wymogami art. 13 RODO. Jeżeli Sprzedawca gromadził bazy danych bezpośrednio od osób, które one dotyczą, nie spoczywały na nim powyższe dodatkowe obowiązki informacyjne.
Przy zakupie bazy danych zastosowanie ma rozszerzony obowiązek informacyjny, określony w art. 14 RODO. Zgodnie z jego brzmieniem należy poinformować osoby, których dane zostały pozyskane m.in. o źródle ich pozyskania oraz o tym, jakie kategorie danych osobowych zostały zakupione. Podsumowując, jeżeli kupujemy bazę danych, jesteśmy zobowiązani do przygotowania i wysłania określonego zgodnego z RODO komunikatu informacyjnego. Komunikat powinien być wysłany do wszystkich respondentów znajdujących się w bazie danych.
Czy rekordy nabywanej bazy danych mają odpowiednie zgody?
Istotne jest zbadanie podstawy prawnej do wykorzystania zakupionych danych, w celu prowadzenia działalności marketingowej i handlowej. Zgodnie z ustawą RODO na komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznej konieczne jest pozyskanie dobrowolnej zgody od osoby, do której kierowana będzie owa komunikacja. Zgoda powinna być wyrażona dla konkretnego, jasno określonego administratora danych.
Czego należy dopilnować w szczególności:
- Badania treści zgód – zgoda jest podstawą do komunikacji z respondentem w określonym celu i powinna być wyrażona przez osobę, której przetwarzane dane dotyczą.
- Jeżeli nabywamy bazę danych od podmiotu trzeciego i chcemy się komunikować z jej respondentami, zgoda musi być wyrażona bezpośrednio na nasz podmiot.
- Brak wyrażonej zgody bezpośrednio na nasz podmiot powoduje, że możemy wykupić kampanię marketingową i handlową u administratora (właściciela) bazy danych. Kampania może promować nasze produkty i usługi, jednak musi zawierać również istotną informację, kto jest administratorem bazy danych i na kogo zostały pozyskane zgody. W owym przypadku zgody te nie będą wystawione na nasz podmiot.
- Na rynku oferowane są bazy danych bez jakichkolwiek zgód, można taką bazę nabyć, jednak nie mamy praw do jej wykorzystywania. .
- Nabywając bazę danych, warto jak najwcześniej zgłosić się do dostawcy, aby umieścił nasz podmiot na odpowiedniej liście ze zgodami (przykłady takich zgód z odpowiednimi listami poniżej).
Jak powinna być skonstruowana treść zgód dla nabywanej bazy danych – praktyczne przykłady
Poniżej przedstawiamy treści zgód, które są wystarczające do dalszego przetwarzania baz danych przez nowego nabywcę. Powinny one zapewnić komfort wykorzystania nowo zakupionej bazy danych. Warto zwrócić uwagę, aby podczas gromadzenia bazy danych, wszystkie zgody były jasno i wyraźnie zaznaczone przez osobę, której dane dotyczą.
Informujemy, że Administratorem (podmiotem ustalającym cele i sposoby przetwarzania danych osobowych) jest Neocraft Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu
Niniejsza zgoda umożliwia promocję własnych produktów i usług przez podmiot, dla którego są pozyskane zgody.
Zdarza się, że dostawcy baz danych zbierają zgody o treści świadczącej, iż dotyczą one „partnerów” dostawcy lub „firm współpracujących”. Jednocześnie brak jest konkretnej informacji, gdzie można zapoznać się z listą tych podmiotów. Niestety w takiej sytuacji mamy do czynienia ze zgodą in blanco – konsument zgadza się na otrzymywanie informacji marketingowych od nieograniczonej liczby podmiotów. Można mieć słuszne wątpliwości, czy jako firma korzystająca z takiej bazy będziemy w stanie uzasadnić podstawę prawną do kontaktu w celach marketingowych. Raczej nie będzie to możliwe. Zastosowanie konkretnej listy podmiotów rozwiewa wszelkie wątpliwości. Jest jasno określone, które podmioty mogą wykorzystywać zakupione bazy danych. Jeżeli firma nabywa dane od dostawcy powinna znajdować się na takiej rozwijalnej liście.
- Wyrażam zgodę na udostępnienie moich danych osobowych przez Administratora podmiotom trzecim, w tym partnerom, o których informacje znajdują się w LISTA, które to podmioty będą przetwarzały dane w celach marketingowych (w tym profilowania), jak też udostępniać dane podmiotom emitującym reklamy w Internecie lub je zlecającym.
Dzięki powyższej zgodzie otrzymujemy możliwość profilowania bazy danych wykorzystywanych do celów marketingowych. Również zwracamy uwagę na listę podmiotów trzecich, które są jednoznacznie wyszczególnione.
- Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych i handlowych drogą elektroniczną z wykorzystaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych przez Administratora i podmioty trzecie – LISTA
Ta zgoda jest kluczowa i upoważnia nas do wykorzystania komunikacji drogą elektroniczną. Również zawarta jest lista podmiotów, których zgoda dotyczy.
Dodatkowe zgody, które również warto posiadać:
- Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych i handlowych telefonicznie z wykorzystaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych przez Administratora i podmioty trzecie – LISTA
- Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych i handlowych za pośrednictwem automatycznych systemów wywołujących przez partnerów Administratora – LISTA
- Wyrażam zgodę na profilowanie moich danych osobowych, czyli na zautomatyzowane przetwarzanie moich danych osobowych w celu oceny określonych czynników osobowych, poprzez analizę i prognozę w szczególności takich aspektów jak efekty pracy, sytuacja ekonomiczna, zdrowie, preferencje osobiste, zainteresowania, wiarygodność, zachowanie, lokalizacja oraz przemieszczenie się.
Dzięki naszym leadom dotrzesz do każdej grupy docelowej
