Planowanie rozmowy – podstawa profesjonalnego telemarketingu

Od czego telemarketer rozpoczyna dzień pracy?

Zanim zostanie wykonana pierwsza danego dnia rozmowa, telemarketer powinien uporządkować swoje biurko. Ważne jest zgromadzenie i poukładanie potrzebnych dokumentów, sprawdzenie przyborów do pisania i papieru do robienia notatek. Dopiero kiedy będzie miał pod ręką wszelkie potrzebne materiały informacyjne, na temat oferowanego produktu lub usługi, może wykonać pierwszy telefon.
 

Równie istotne jest, aby telesprzedawca ustalił konkretną ilość rozmów, które chce wykonać w określonym czasie. Wygodnym rozwiązaniem jest planowanie rozmów w blokach dwu- lub trzy-godzinnych, gdyż dzięki temu łatwiej jest utrzymać dyscyplinę dzwonienia. Bez trzymania się tej zasady, telemarketerowi trudno będzie być zdyscyplinowanym i wykonać taką ilość rozmów, z jakiej byłby zadowolony.

Kolejna ważna kwestia, to ustalenie dwóch celów każdej rozmowy. Pierwszym z nich jest cel maksymalny, który zazwyczaj oznacza zamknięcie transakcji z utrzymaniem szansy na kolejne transakcje w przyszłości. Drugi natomiast, to cel minimalny. Za taki cel dobrze jest ustalić utrzymanie dobrych relacji z rozmówcą, mimo iż transakcja w czasie rozmowy nie została dokonana. Jeżeli telemarketer nie ustali żadnych celów swoich rozmów, to jego działania będą dużo mniej skuteczne, gdyż nie będzie wiedział, dokąd tak właściwie zmierza i czy już osiągnął to, co chciał osiągnąć. 

Dobrze przygotowany telemarketer

Przebieg rozmowy powinien być ustalony tak precyzyjnie, jak to tylko możliwe. Warto aby telemarketer przeanalizował różne możliwe reakcje klienta i dzięki temu przygotował się na odpowiednie zareagowanie w danej sytuacji. Sprawi to, że podczas rozmowy będzie dużo bardziej spokojny i opanowany, gdyż nie będzie się obawiał, że klient może go czymś zaskoczyć. 
 

Dobrym sposobem na utrzymanie skutecznego trybu pracy, jest wybieranie numeru następnego rozmówcy zaraz po skończeniu robienia notatek z wcześniejszej rozmowy. Dzięki temu telemarketer nie wybiega myślami w sprawy, które nie są bezpośrednio związane z pracą, tylko skoncentrowany i pobudzony poprzednią rozmową, jest gotów skutecznie pracować dalej. Przerwy powinny być robione tylko w takim czasie, w jakim zostały wcześniej zaplanowane.

Najważniejszym elementem planowania rozmowy, jest odpowiednie uporządkowanie miejsca pracy i przygotowanie wszystkich materiałów informacyjnych, które mogą się przydać. Prawidłowo uporządkowane biurko sprawia, że myśli telemarketera również są bardziej spokojne i mniej chaotyczne, co korzystnie wpływa na ton jego głosu i tempo mówienia. Profesjonalny telesprzedawca powinien każdy dzień pracy rozpoczynać od robienia porządku w swoich notatkach, a co za tym idzie, również w swojej głowie. 

Autor: Jakub Mikołajczak