Pielęgnacja baz danych – dlaczego warto?

Wielu przedsiębiorców nie ma świadomości, z jak dużą stratą czasu i środków finansowych związane jest posiadanie tzw. „brudnych” baz danych. Jest to szczególnie istotne zwłaszcza w przypadku baz teleadresowych. Dzięki ich odpowiedniemu pielęgnowaniu, firma może zaoszczędzić w działach handlowych, obsługi klienta oraz przy zleceniach dla call center. Jakie są najczęściej popełniane błędy i jak się przed nimi ustrzec? Wyjaśniamy na czym polega dbanie o higienę bazy.

„Czysta” baza danych

Na „czystość” baz danych w firmie składa się kilka czynników. Nigdy nie jest tak, że odpowiada za to tylko jeden pracownik. To fakt, że higiena baz danych w bardzo dużej mierze zależy od przeszkolenia i wiedzy pracowników, którzy są za to odpowiedzialni, jednak duży wpływ na to, jak Ci pracownicy podchodzą do swoich obowiązków, ma kultura panująca w danej firmie. Jeżeli w różnych działach panuje chaos, dokumenty nie są przejrzyście posegregowane, a pracownicy mają problemy z odszukiwaniem ważnych umów, to trudno aby jakikolwiek porządek panował w elektronicznej bazie takiej firmy. Zaprowadzanie porządku powinno więc się zacząć od zmiany kultury pracy w całej firmie, a nie tylko od zaktualizowania bazy danych.

Bardzo duże znaczenie ma też system, w którym przechowujemy dane. W tej kwestii zdecydowanie nie warto oszczędzać, gdyż w większości przypadków te droższe systemy, mają o wiele więcej dostępnych narzędzi, umożliwiających nam lepsze segregowanie i porządkowanie zebranych danych. W przypadku systemów mailingowych, wyższa cena oznacza też często lepszą dostarczalność wysyłanych wiadomości.

„Brudna” baza danych

Jakich problemów może nam dostarczyć „brudna” baza danych? Przede wszystkim dużą stratę czasu i pieniędzy. Jeżeli w bazie znajdują się nieaktualne numery telefonów, to telemarketerzy tracą czas na ich obsługiwanie. Jeżeli znajdują się nieaktywne adresy e-mail, osłabia to dostarczalność wiadomości do pozostałych klientów, co może znacznie zmniejszyć sprzedaż. Jeśli mamy adresy pocztowe, przy których nie zaznaczyliśmy wcześniej, że klienci otrzymali już np. specjalistyczną książkę w prezencie od nas, wysyłamy ją drugi raz i tracimy dodatkowe pieniądze. 

Pielęgnacja baz danych to nie jest działanie, które powinno być wykonywane np. raz do roku lub jeszcze rzadziej. Jeżeli chcemy faktycznie zadbać o higienę danych, należy mieć nawyk regularnego aktualizowania bazy i sprawdzania poprawności uzyskiwanych danych. Czasami wystarczy zmiana tylko jednej litery lub cyfry, aby nie udało nam się skontaktować z pożądanym klientem. Warto zwracać na to uwagę szczególnie młodym pracownikom, którzy często mogą nie mieć świadomości, z jak dużą stratą czasu i pieniędzy może wiązać się niedbałe pozyskiwanie danych od klientów.

Czystość baz danych jest uzależniona od wielu czynników, ale przede wszystkim wiąże się z kulturą panującą w danej firmie oraz przeszkoleniem pracowników. Dopóki wszyscy pracownicy, którzy odpowiadają za tworzenie baz, nie będą mieli świadomości jak istotne jest dbanie o ich higienę, to do baz regularnie będzie powracał chaos, nad którym coraz trudniej będzie zapanować. 

Autor: Jakub Mikołajczak